5 Clefs pour BOUCLER VOS TACHES RAPIDEMENT

Hello Chers amis,

Imaginez que vous ayez les 5 clefs et que chaque tâche ne soit plus qu’un lointain souvenir et un délicieux souvenir ðŸ˜Š

  • Que vous ayez eu le temps de finir tout ce qui était en attente
  • Que vous puissiez prendre le temps d’anticiper les tâches suivantes
  • Et oh ! saint Graal ! Que vous ayez même tu temps pour vous, et rien que pour vous !

Une journée bien remplie où tout s’est achevé, sauf ce qui est inutile...

Il m’arrive souvent en fin de journée de regarder en arrière et de me dire « qu’as-tu fait aujourd’hui » ? Et lorsque je fais ce feed-back en énumérant toutes les tâches accomplies (déposer ma petite dernière à l’école, RDV clients ok, gestion des urgences : au taquet, resto/client, étude de certains dossiers l’après-midi pour transmettre le suivi à mes collaborateurs, vérification administrative et/ou comptable avec mon assistante, dernier RDV client avant de rentrer chez moi pour retrouver et profiter de ma famille)

-> je jubile car je suis parvenue à mes objectifs du jour tout en respectant les choses importantes pour moi !

Pour vous, ça se passe comment ? Où en êtes-vous ? Je serai curieuse de connaître votre situation….

Car bon nombre de personne pense qu’en faisant tout en même temps, ils vont aller plus vite, ils vont pouvoir tout faire.

Et bien c’est tout l’inverse !

Plus on va faire de chose en même temps :

  • Plus on va perdre du temps à courir d’une tâche à une autre
  • Moins on va y arriver car il va falloir se reconcentrer pour se remettre à la tâche !

Résultat ?

Vos tâches risquent de ne pas être achevée en heure et en temps. Vous risquez de vous coucher ce soir, sans pouvoir dormir sur vos 2 oreilles en songeant aux urgences que vous n’avez pu caler. Et vous aurez beau vous dire « je verrais ça demain », votre esprit, lui va travailler dessus toute la nuit !

Et c’est l’insomnie. Les valises sous les yeux pour le lendemain. Le cœur vaillant mais plein de stress avant même d’avoir commencé…

Alors comment faire pour tout réaliser ?

Je vais vous révéler un secret (que vous pouvez bien entendu transmettre à tous les gens autour de vous !)

  • NE FAITES QU’UNE TACHE A LA FOIS !

Sinon chaque tâche, remise au lendemain puis au surlendemain encore va devenir plus IMPORTANTE et plus URGENTE !!!

Notre cerveau n’est pas programmé pour être multitâche (même si on aimerait volontiers croire le contraire !).

Nous serons plus efficaces de passer 1h sur une même tâche que l’on va pouvoir terminer que de passer 30 mn sur 2 tâches que l’on ne finira ni l’une, ni l’autre…

PRET(E) A TENTER CETTE EXPERIENCE ?

Pour vous y aider, je vais vous dévoiler mes 5 clefs !

Un petit mot rapide pour vous dire que si vous souhaitez suivre mes blogs qui traitent des sujets qui peuvent vous intéresser, VOUS, Entrepreneur(e)s, je vous invite à vous inscrire sur mon site boostyourtime.fr afin de les recevoir ou bien cliquez sur le lien ci-dessous !

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Quelles sont ces 5 clefs pour vous permettre de BOUCLER VOS TACHES RAPIDEMENT ?

  • CHOISIR LA TACHE LA PLUS URGENTE, LA PLUS IMPORTANTE

 

1/ RESERVEZ-VOUS UN TEMPS DEDIE & INCOMPRESSIBLE dans votre emploi du temps.

Oui, je sais, votre emploi du temps est déjà blindé, alors comment faire ? Et bien revisez-le en vous demandant si votre tâche est plus urgente que ce qui se pose dans votre agenda…

Si oui = repoussez quelque chose de moins urgent (un RDV, une réunion…)

Si non = positionnez un temps pour la réaliser sur les jours à venir.

Lorsque j’ai commencé à adopter cette méthode, je me disais « tout est urgent ».

Normal, je me laissais dépasser par beaucoup de choses. C’est en étudiant plus en détail le contenue de mon agenda, que je réalisais que c’était moi qui créais mes propres urgences.

De sorte, que tout devenait urgent !

Est-ce possible ? Et bien oui. A n’en pas douter !

Alors si votre agenda ressemble à bloc de béton, au lieu de ressembler à un joli gruyère avec quelques trous, c’est qu’il est temps de revoir votre façon de planifier.

Dans tous les cas, il sera nécessaire dans les semaines à venir de prévoir des « temps morts » pour que vous puissiez y insérer ces périodes de travail réservées et avancer réellement sur ce qui est IMPORTANT et dont la date limite approche.

Attention : lorsque vous planifier ces temps, il est FONDAMENTAL que ce soit un temps réservé aux tâches et non pas à inclure des RDV de dernières minutes. Sauf cas de force majeure (si l’entreprise ne se relèvera pas d’avoir reporté ce RDV), il n’est pas question d’y mettre autre chose !

Si vous ne le faites pas, vous allez vous laissez, une fois encore submergé par les « fausses/vraies URGENCES »

 

2/ SI VOUS NE POUVEZ PAS LUI DEDIER UNE GROSSE PLAGE : FRACTIONNEZ-LA

Il arrive que les tâches vous prennent beaucoup de temps.

L’idée est de conserver les plages horaires dédiées et de fractionner cette tâche en plusieurs actions pour arriver au bout.

C’est parfois frustrant de ne pouvoir tout faire en une fois. Mais c’est aussi utopique ! Je rencontre beaucoup d’entrepreneurs qui me disent « je dédie ma journée à cette tâche, quoi qu’il arrive ».

Je les rappelle 2 jours plus tard pour savoir comment ils s’en sont sortis et vous savez ce qu’ils me répondent ?

« j’ai pas pu la faire », je la prévois la semaine prochaine.

Et la semaine suivante je les rappelle. Et vous savez quoi ? Et bien ils n’ont encore pas eu le temps de la faire…

C’est typique de surestimer nos capacités mais il faut être réaliste avec le fonctionnement d’une entreprise : on ne fait pas toujours ce que l’on veut au moment où l’on veut. C’est ok.

Et si vous ne voulez pas y passez votre dimanche (seul jour où vous saurez que vous ne serez pas dérangé), il va être nécessaire de fractionner ce que vous pensez faire en un jour).

Par ailleurs, si vous y passez votre dimanche, vous rogner sur des choses encore plus importantes que cette tâche qui, à force, devient urgente…

Acceptez d’être frustré(e) de ne pas la faire en 1 fois pour ne pas rogner sur des choses encore plus essentielles pour vous !

 

3/ EVITER TOUTE SOURCE DE DISTRACTION (tél, mail…) :

Rien ni personne ne DOIT vous déranger !

Ok, l’étape 1 est accomplie : vous avez réussi à poser un temps dédié dans votre emploi du temps.

Ok, l’étape 2 est intégrée : vous avez fractionné votre tâche en plusieurs actions pour arriver à la réaliser.

Maintenant, il s’agit de l’étape 3, la plus dure à mon sens, au vu de ce que je vois chez mes clients : évitez toutes sources de distraction.

Donc je vous invite à commencer par

  • Retirez toutes vos notifications portable et poste informatique pour ne pas être troublé pendant cette période et éteignez votre portable.

Et là, vous vous dîtes « elle est folle, comment je vais survivre ? »

S-E-R-E-I-N-E-M-E-N-T !

Ce qui est vital (et là je parle de santé), c’est de pouvoir se concentrer en toute quiétude. Sans stress. Pourquoi ? Pour en faire plus dans un minimum de temps !

  • Plus vous serez concentré(e), plus vous irez vite.
  • Plus vous irez vite… Plus vous en ferez !

Tentez l’expérience et faites-moi un retour pour me dire comment vous l’avez vécue… je suis curieuse de connaître votre ressenti.

  • Informez vos collaborateurs, qui peuvent servir de tampon provisoirement en cas d’urgence (non urgente bien souvent), de NE PAS ETRE DERANGER.

Ni appel téléphonique, ni sms, ni tambourinage à la porte. Vous n’êtes disponible pour personne. Comme si vous n’étiez pas là !

C’est une bonne gymnastique pour vos collaborateurs : si votre porte est ouverte, vous êtes dispo, dans le cas contraire, interdiction absolue d’être dérangé(e).

Et aussi pour vous : arriver à décrocher, à lâcher-prise vous permettra d’avoir plus de recul sur vos actions et d’être plus efficace !

 

4/ POSEZ-VOUS UNE DEAD-LINE

Si vous n’avez pas de date limite (si vous en avez une, respectez-la !). Si votre tâche n’est pas urgente (du moins pas encore) et qu’elle est importante car elle a des répercussions sur votre fonctionnement, sur le fonctionnement de vos collaborateurs, sur le fonctionnement de l’entreprise toute entière : posez-vous une date limite.

Par exemple vous souhaitez déléguer certaines tâches mais vous n’avez pas encore déterminé lesquelles.

Ou bien vous voulez mettre en place une procédure client car ils sont gérés au petit bonheur la chance et vous aimeriez harmoniser tout ça pour que vous et vos collaborateurs utilisiez les mêmes méthodes.

De manière aussi à gagner du temps pour vous consacrer à d’autres choses.

Posez-vous une dead line avec des objectifs définis. Semaine 1 : je fais ci. Semaine 2 : je fais ça. Semaine 3… Jusqu’à la date que vous vous étiez fixée.

 

5/ GARDEZ LE FOCUS

Restez concentré sur cette tâche. Et tant qu’elle n’est pas terminée, ne passez pas à une autre !

Oui, ça va vous demander de l’énergie car lorsqu’on a pris de mauvaises habitudes, on a du mal à en changer.

Mais c’est à ce prix que vous arriverez à boucler vos tâches !

Alors faites-vous confiance et restez focalisé sur votre tâche.

Si vous adoptez cette méthode, votre quotidien ca s’en trouvé allégé.

Et comme le dit Martin Latulippe, Expert en leadership

« S’engager ver le succès demande une fréquence et une constance dans les actions »

 

Alors à vos agendas pour commencer dès maintenant à déblayer ces tâches qui vous encombrent, une par une pour rapidement prendre un rythme qui va permettre de muscler votre cerveau et faire de vous, un exemple de concentration active.

Maintenant que vous voilà éclairé(e) sur les 5 clefs pour BOUCLER VOS TACHES RAPIDEMENT qui me semblent importantes à retenir,

 

  • voici ce que je voudrais que vous fassiez, concrètement si ce n’est déjà fait…

Essayez dès maintenant la clé n°5 : Garder le focus sur la tâche prioritaire que vous avez choisie afin de vous organiser en conséquence et définissez par quelle action vous allez commencer.

Puis posez-vous la question sur les autres clefs : comment je peux les utiliser pour me mettre en action et qu’allez-vous choisir comme défi personnel aujourd’hui concrètement ?

Comment allez-vous travailler ces 5 clefs, aujourd’hui, demain, après-demain ? Pensez-y et quand vous allez le faire,

Je vous invite à appliquer ce que je vous enseigne, comme je l’enseigne à tous mes clients pour qui les résultats ont fait une vraie différence !

Et en passant : je suis curieuse de savoir laquelle de ces clefs vous parle le plus… La 1, la 2 ? La  3 ?

Ecrivez-la en commentaire juste en-dessous de moi !

Et rappelez-vous : si vous souhaitez suivre mes blogs qui traitent des sujets tel que celui-ci, ou lorsque vous voulez être informé(e) des prochaines publications de mes blogs : assurez-vous de vous rendre boostyourtime.fr afin de les recevoir ou bien cliquez sur le lien ci-dessous !

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Si vous avez aimé cet article et surtout si vous connaissez un ami, un client, un confrère… qui a l’impression de stagner dans son organisation et que ça l’empêche de dormir sereinement sur ses 2 oreilles,

Sentez-vous à l’aise en partageant simplement cet article ou en taggant la personne dans les commentaires en-dessous.

Je vous remercie de votre attention et de votre écoute et vous dis à bientôt mes amis

Prenez-soin de vous !

Gaëlle